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工程物资采购流程以及物资采购方案

2021-01-15 17:17 来源:网络
工程物资采购流程
1. 目的为加强公司的工程物资采购管理,明确公司内部工程物资管理机制,有效地发挥公司的集中订货优势,降低工程物资采购成本,保证工程物资采购优质、经济、及时。
 2. 范围适用于公司建设项目的一切工程物资采购活动。
3. 原则
3.1. 所有物资采购部门及其人员必须遵守职员手册有关规定,维护
 公司利益。 

3.2. 在物资采购工作中,必须本着公正、公平、公开、廉洁奉公的
办事原则。
3.3 职责分明,手续完备,建档备案。
4. 内容
4.1. 工程物资采购工作要求:
4.1.1 分类、分项建立合格供应商名录和甲供材料、设备信息库。
4.1.2 加强与供应商之间的信息交流,把握市场动态和建材行情。
4.1.3 控制和保障工程物资采购质量、进度和成本。
4.1.4 健全和完善合格供应商考核、评审制度。
4.1.5 为相关部门提供良好服务。
4.2. 工程物资采购管理职能
4.2.1 建立健全公司内部工程物资采购管理制度,编制统一的甲供材料设备管
  理控制表单,指导相关部门对制度的执行。
4.2.2 建立健全合格供应商及相关材料、设备信息库。编制和审查供应商入围
  资格,组织相关部门对供应商进行考察、市场调研和评估,负责对供应
  商的评选和控制。
4.2.3 编制物资采购工作计划和相关招标文件。
4.2.4 关注市场动态。加强与供应商之间的信息和业务交流。
4.2.5 工程物资采购招投标交易。
4.2.6 组织年度合格供应商评审工作。
 4.2.7 组织相关部门进行物资采购性能价格分析评比。
 4.2.8 组织对供应商履约合同能力的考核和评估。
 4.2.9 协调与设计部的工作关系, 确保有关甲供材料 (设备)设计图纸的准确、及时、完整、规范。
 4.2.10 负责编制《甲供材料 (设备)进场计划表》,作为物资采购招投标工作的依据。
 4.2.11 负责协调与供应商之间的材料(设备)供求进度、工作配合和质量验证关系。
 4.2.12 负责做好甲供材料(设备)的检验、验收、封样、储存、防护、标识和追溯(实物和单据上)。
 4.2.13 超过原采购合同计划外申请增补用料, 必须严格按照 《甲供材料(设备)计划外增补审批表》执行。
 4.2.14 负责编制《甲供材料(设备)采购当月完成情况报表》和《下月甲供材料(设备)采购计划报表》,并于每月月底上报办公室、财务部、成本部备案。
 4.2.15 主办工程师负责编写 《甲供材料(设备)管理工作日记》,详细记录每批材料(设备)进场时间、数量、质量状况及非合格品质量成因。做到有据可查,为工程项目可能发生的工期和经济索赔提供必要的参考依据。
 4.2.16 主办工程师负责做好各类甲供材料(设备)台账记录,信息编码和档案管理。详细记录:合同类别、合同单位、订购材料(设备)名称、合同总价、工程量、增减工程量、增减账目、付款及结算审批申报时间、支票(现金)发出时间;以及供应商支票(现金)签收簿(包括合同名称、支票金额、发票或支票编号、签收人、签收日期) 。
 4.2.17 负责按照公司规章制度及流程申请办理对外付款。
 4.2.18 负责整理审核 “货物验收清单”、发票和其他单据,并按《 ______项目付款审批表》 申请甲供材料(设备)付款。 “付款审批表”主办人意见栏里必须有总监理工程师审核意见。主办工程师负责付款审批手续,准确、及时、完整、规范。
4.2.19 大宗材料(设备)采购(如工程桩、塑钢门窗) ,工程部根据合同约定,必要时可以指派相关专业技术人员和邀请监理单位进驻供应商厂区对订购材料生产、质量状况进行监督和跟踪,并负责收集相关资料,确保工程顺利进展。
4.2.20 工程物资采购“货物验收清单”必须由施工总承包单位、监理单位、建设单位验收负责人会签, 并分别注明会签意见和会签日期。 “货物验收清单”同时要求施工总承包单位加盖ⅩⅩⅩ项目部印章。
4.2.21 严格按照《供应商供货质量、进度考核表》考评供应商工作业绩,作为合格供应商评审和工程物资采购结算的依据。
4.2.22 新材料的应用,需按照《选用新材料设备评估意见表》报成本部和公司
 领导批准后执行。
4.2.23 项目结束后,工程部经理亲自组织甲供材料(设备)管理工作总结及经验教训交流。取长补短;查找不足成因;获取用户反馈意见;提出修改意见;评估经验教训;建立经验教训档案库, 为后续项目管理以资借鉴。 4.2.24 设计部从建筑设计角度考虑,提出物资采购在美观、选型、安全及使用功能等方面的要求,并提供其设计依据。成本部参加物资采购招标文件的编审及招投标全过程活动。从成本控制角度对物资采购价格进行分析和指导。并负责控制物资采购付款方式和付款进度,杜绝超付现象。
 4.3 . 物资采购管理工作程序
 4.3.1  项目扩初设计阶段,工程部会同设计单位进行主要甲供材料(设备)的初步确定。扩初方案通过后,工程部以其作为该项目材料(设备)采购工作的依据,一周内编制《选型订购的甲供材料(设备)一览表》 ,报公司领导审批。
4.3.2 设计部依照《选型订购的甲供材料、 设备一览表》,按计划提供甲供材料(设备)样图、材质、型号规格、色号色别、安全使用功能、材料表等设计依据,配合工程部甲供材料(设备)采购招投标工作。
 4.3.3 工程部编制《甲供材料(设备)进场计划表》,组织材料设备招投标工作,并最终签署采购合同。
 4.3.4 工程部负责履行采购合同
 4.3.5 工程部配合营销要求在售楼中心设立甲供材料 (设备)部分产品展示台。
 4.3.6 工程部建立材料(设备)样品展示房,并进行产品封样,封样必须加贴封条,封条须由供需双方盖章确认。
 4.3.7 会同监理单位负责督促,并协调供应商分包(安装)工程必须按规定办理建设工程质监手续。严格申报工程隐敝验收,成品和半成品收,申报质监站工程竣工验收。并负责工程竣工资料的验收和整理归档。如非质监站验收的分包(安装)工程也需工程部、监理单位、施工总承包单位、供应商会同办理工程中间验收、 竣工验收证明, 以此作为工程付款、结算的依据之一。
4.3.8 合同履行期间,工程部负责采购计划调整,协调与供应商之间的工作关系。
 4.3.9 合同履行期间,工程部负责协调设计文件的补充和完善。 
4.3.10 到货的随箱资料,如质量保证书(合格证) 、备品备件、验货清单、原产地证书、检测报告、使用说明书等工程部应按分门别类存档。
 4.3.11 对于需要提供保修服务的物资,由工程部将供应商的有关售后服务资料复印一份交物业管理部门, 由物业管理部门与供应商对口联系维修业务。如发生困难或遇阻力时,由工程部协助办理。
 4.3.12 操作流程表详见附件。
 5. 支持表单 

5.1 《合格材料设备供应商评审表》
5.2 《甲供材料设备供应质量、进度评估表》
5.3 《甲供材料设备进场计划表》
5.4 《甲供材料设备设计变更工作流程表》
5.5 《甲供材料计划外增补审批表》
5.6 《甲供材料设备采购月完成情况报表》
5.7 《选用新材料设备评估意见表》
5.8 《材料设备考察分析报告》 。
编制: 审批: 发放号:

  合格材料设备供应商评审表      
      文件编号:    
项目名称            
供应商     填表日期    
产品名称     供货周期    
质量状况 □很好 100 分  □较好  80 分  □一般  60 分  □较差 30 分  □很差 0 分  
(权重  25%)  
           
供货能力 □及时 100 分  □比较及时 75 分  □不及时 50 分  □严重延误  0 分  
(权重  20%)  
           
购销价格 □合理 100 分  □比较合理 75分  □不合理 50分 □相差很大  0分  
(权重  10%)  
           
施工配合 □很好 100 分   □较好 80分 □一般 60分 □较差 30分   □很差 0分  
(权重  20%)  
           
产品包装 □很好 100 分  □较好  80 分  □一般  60 分  □较差 30 分  □很差 0 分  
(权重 5%)  
           
资质信誉 □很好 100 分  □较好  80 分  □一般  60 分  □较差 30 分  □很差 0 分  
(权重 5%)  
           
售後服务 □很好 100 分  □较好  80 分  □一般  60 分  □较差 30 分  □很差 0 分  
(权重  15%)  
           
  综合得分: □ 得分 80 分以上可以合作  
评定结论     □ 得分 70~80 分需要改进  
    □ 得分 60~70 分重新评估  
       
      □得分 60 分以下取消合作机会  
主办工程师 工程部   成本部 财务部  
           
 部门意见
部门负责人: 部门负责人: 部门负责人:
主管付总经
理批示
说明:本表由工程部负责填写。
物资材料采购方案
1.1 概述
本工程主要材料包括水泥、钢材、砂石料和火工用品等。物资材料采购包括采购、催办、保管和发放。
1.2 物资管理的控制
物资管理的控制程序见下图:......
(完整版请点击http://www.xsdwk.com/p-1692981.html。参考阅读更多积极分子思想汇报,请百度搜索“新时代文库”)
物资管理的控制程序图
⑴ 项目部由物资部负责物资供应工作,质检部、经财部参与对物资的检测和对供货商的评定。
⑵ 参与项目的供货商必须是经过审核批准的合格供货商。在施工过程中还将对他们进行考核和评估,对不符合要求的由物资部、质检部等向项目总工程师提出,依据程序文件的规定进行处理。
⑶ 物资采购依据程序文件中《物资管理控制程序》执行,物资部制定采购计划,项目经理审批。
⑷ 采购的物资在入库或进入施工现场前必须经过检验和验证,合格后做好记录,然后方可投入使用;如检验不合格,则按照对不合格品的处置方式进行处置。
⑸ 对顾客提供的产品,仍按照我局《质量手册》及《程序文件》的有关规定执行。
1.2.1 采购管理
⑴ 采购是指物资供应工作的订购业务,其工作内容包括:选择询价的合格供货厂商、编制询价文件、询价、投标厂商的报价评审、谈判、厂商协调会、确定中标厂商及签订供货合同等。
⑵ 接受请购文件是采购工作正式开始的起点,也是保证采购质量的关键,采购部门应按照合同规定的技术标准认真对请购单、数据表、采购说明书、询价图纸等进行审核,防止设计错误进入采购业务流程。同时,在工厂报价、生产过程中,供货厂商提出的对设计文件、图纸的修改,采购部门应进行审核后转设计部门处理,并督促其答复。
1.2.2 催办管理
⑴ 催办是对已签订的供货合同的后续管理,一方面要督促厂商按照合同的规定及时提交先期确认图纸(ACF)和最终确认图纸(CF),以供工程设计部门确认作为生产制造的依据;另一方面要督促供货厂商的制造进度,确保按合同要求按期交货。同时,要及时组织供货厂商按照现场的安装要求,派遣技术服务人员。
⑵ 对于处在项目关键线路上的重要设备,应有采购人员驻在工厂,随时掌握生产计划安排、制造形象进度及外协件的供货情况等,发现问题及时解决,同时对产品质量进行过程检验。
1.2.3 库存管理
⑴ 项目的库存管理是物流管理的重要环节,项目经理部建立动态的库存管理系统。
⑵ 项目库存管理的关键是通过对物资供货清单、详细的采购进度计划与仓库实际库存情况的对比分析,及早发现物资供应中的问题,严防物资供应中断的情况发生。
⑶ 物资仓库的管理在项目采购部的控制之下。物资仓库应满足下列要求:
① 仓库管理员应经过严格的岗位培训,有高度的责任心和熟炼的专业技能,严防错发、混发等责任事故的出现。
② 物资仓库的选址在有利于物资的进出和存放,符合防火、防雨、防盗、防风、防变质的要求。
③ 进场的物资应进行数量验收和质量认证,做好相应的验收记录和标识。不合格的物资应更换、退货或让步接收(降级使用),严禁使用不合格的物资。
④ 材料的计量设备必须经具有资格的机构定期检验,确保计量所需要的精确度。检验不合格的设备不允许使用。
⑤ 进入现场的物资必须有生产厂家的材质证明(包括厂名、品种、出厂日期、出厂编号、试验数据)和出厂合格证。要求复检的材料要有取样送检证明报告。新材料未经试验鉴定,不得用于工程中。现场配制的材料应经试配,使用前应经认证。
⑥ 材料储存应满足下列要求:
a、入库的材料应按型号、品种分区堆放,并分别编号、标识。
b、易燃易爆的材料应专门存放、专人负责保管,并有严格的防火、防爆措施。
c、有防湿、防潮要求的材料,应采取防湿、防潮措施,并做好标识。
d、有保质期的库存材料应定期检查,防止过期,并做好标识。
e、易损坏的材料应保护好外包装,防止损坏。
1.2.4 发放管理
⑴ 应建立材料使用限额领料制度。超限额的用料,用料前需办理手续,填写领料单,注明超耗原因,经项目经理部物资控制人员审批。
⑵ 建立物资使用台账,记录使用和节超状况。
⑶ 应实施物资使用监督制度。物资管理人员应对物资使用情况进行监督;做到工完、料净、场清;建立监督记录;对存在的问题应及时分析和处理。
⑷ 施工班组应办理剩余材料退料手续。设施用料、包装物及容器应回收,并建立回收台账。
⑸ 制定周转材料保管、使用制度。
1.3 物资保证
⑴ 制定完善的材料需求计划及采购供应计划,做到供应及时。
⑵ 对材料的使用情况定期进行清理,做到供应有序,使用有序,消耗有数。
⑶ 严格按照采购计划供料,严格材料进场制度,保证材料的供应质量。
1.4 加强火工品管理
⑴ 严格执行国家<爆破安全规程>(GB6722-86)中的爆破作业的有关规定。
⑵ 火工品领用按指令单领用并登记管理。
⑶ 火工品由专人到公安部门负责领取,并由专车配备有公安部门核发的有效证件的押运员运至施工现场, 
⑷ 火工品在施工完成后必须清理,未用完的火工品由领取人负责送回公安部门,现场不设火工品仓库。
 

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