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采购合同执行流程

2021-02-23 16:55 来源:网络
采购合同执行
范围
适用于对生效的采购合同、订单、协议进行监督执行,并及时处理执行过程中的各种情况
控制目标
确保合同的有关条款准确按合同执行完毕
确保合同执行过程中出现的问题得到及时的处理并做出补救措施
主要控制点
采购员阶段性地和供应商联系,了解到货情况并做好联系记录
采购部经理审批采购员对异常处理情况填制的供货异常情况通知单后报相关部门
特定政策
采购员要根据采购合同的重要程度采取相应的对供应商制造过程的监控对策,如直接派驻现场技术质量人员;定期组织相关人员现场抽检;定期联系及时发现并解决存在的问题等
在发现供应商供货有异常影响销售和生产的,采购部经理必须在1工作日内与生产部、销售部门协商,并采取必要的应急采购措施,尽量降低损失
采购合同执行流程流程说明

步骤 涉及部门 步骤说明
1 采购部采购员 采购员收到已确认生效合同(订单)生效后定期了解供应商生产与发货情况
1.1 供应商 供应商确认合同(订单)生效后及时向采购员提供生产状况及发货信息
2 采购部采购员 采购员阶段性 次/周)地与供应商电话、传真或会面联系了解供货进展
3 采购部采购员 采购员记录与供应商电话、传真或会面等方式了解到的 做好联系记录合同执行情况
4 采购部采购员 采购员根据合同执行情况联系记录判断是否合同执行有异常
4.1 采购部采购员 采购员根据合同执行情况联系记录判断合同执行正常,或虽有异常现象但经整改后不影响合同执行采购员继续跟踪合同执行
4.2 采购部采购员 采购员根据合同执行情况联系记录判断合同执行正常,预计到货时间采购员编制到货通知单,报送储运部.对于新购进货物由采购员与财务部商定计划价并在到货通知单上注明到货通知单
5 采购部采购员 采购员根据合同执行情况联系记录判断如果合同执行异常,采购部采购员要求供应商整改
6 供应商 供应商根据采购部采购员整改要求进行整改,将整改信息及时反馈给采购部
7 采购部采购员 采购员根据供应商反馈的整改信息判断异常情况整改后是否影响合同执行
8 采购部采购员 供应商整改后是否影响合同执行时采购员及时估计供货异常后果,编制供货异常通知单报采购部经理审批后供货异常通知单通知储运部和需求计划上报部门供应商管理员
8.1 储运部/计划调度室/设备能源处 储运部/计划调度室/设备能源处接采购员递送的供货异常通知单后根据经营情况及时处理,调整工作。并反馈采购部
9 采购部经理 采购部经理接采购员送的供货异常通知单储运部/计划调度室/设备能源处反馈安排相关人员及时处理(分别以何种方式) 
10 采购部采购员 根据经理要求,采购员根据供货异常通知单根据需要采购员和和实际情况与供应商签合同更改单
10.1 供应商管理员 供应商管理员接供货异常通知单供应商管理员更新将信息录入供应商档案
 
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